Rewolucja, ewolucja czy stagnacja?
W Polsce rośnie coraz szybciej akceptacja dla faktur elektronicznych. Jeżeli ogólny klimat dla e-fakturowania będzie nadal iść w tym kierunku co nasze ustawodawstwo możemy stać się jednym z najszybciej rozwijających się krajów w Europie pod względem powszechności e-fakturowania.
W jakim kierunku pójdzie rozwój procesów e-fakturowania w Polsce w przyszłym roku? Czy w ogóle nastąpi? Jakim zmianom firmy będą musiały stawić czoła? Itella Information, europejski lider w zarządzaniu przepływem dokumentacji finansowej określiła pięć trendów na rok 2011.
1. Efektywna obsługa faktur zakupu
W porównaniu do firm z innych krajów europejskich polskie przedsiębiorstwa mają jeszcze dużo przed sobą w zakresie obsługi swoich zakupów. W Polsce, gdy mówi się o rozwoju procesów fakturowania, większość ludzi myśli o elektronicznym fakturach sprzedaży. Jest to zrozumiałe, gdyż takie skojarzenie ma bezpośredni związek z fakturami dokumentującymi własną sprzedaż i otrzymaniem za nią zapłaty. Tym bardziej, że w młodych gospodarkach uwagę zwraca się przede wszystkim na wielkość sprzedaży. Jednakże faktury zakupu oprócz wyrażania kosztów samych w sobie, generują koszty swojej obsługi. Proces związany z otrzymaniem i akceptacją, papierowej faktury, jej zatwierdzeniem, księgowaniem, przekazaniem do płatności i wreszcie dokonaniem przelewu kosztuje polską firmę średniej wielkości około 30 złotych. Kwota ta rośnie wraz ze wzrostem skomplikowania struktury organizacyjnej w firmie. Przejście na skanowanie faktur zakupu i skuteczne zarządzanie taką formą ma tę zaletę, że faktury mogą być przekazywane do elektronicznego obiegu dokumentów, a wtedy ich zatwierdzanie, księgowanie i zapłata jest bardziej efektywna. Mijający rok 2010 przyniósł zwrócenie uwagi liderów swoich branż na sposób obsługi faktur zakupu, a w nadchodzącym roku możemy się spodziewać upowszechnienia się co najmniej dyskusji nad tym zagadnieniem w firmach.
2. Grupowe Centra Obsługi Finansowej
Konsolidacja i centralizacja procesów obsługi jest ważna dla każdego FSSC. Konsolidacja transakcji finansowych w takim centrum daje duże korzyści, gdyż oferuje możliwość redukcji kosztów. Stale rosnąca liczba takich ośrodków potwierdza, że jest to ważny trend rynkowy w Europie, również w Polsce. Badania przeprowadzone na zlecenie Itella Information wykazały, że około 10% polskich firm skanuje faktury zakupu. Badania potwierdziły też fakt, że firmy w Polsce rzadziej stosują outsourcing niż firmy z innych krajów Unii Europejskiej. Z drugiej strony wygląda na to, że przedsiębiorstwa i konsumenci w Polsce są skłonni przejść na e-transakcje szybciej niż w wielu innych częściach Europy. Automatyzacja obsługi faktur zakupu oraz automatyzacja przygotowania i dystrybucji faktur sprzedaży, będzie sprzyjać dalszemu rozwojowi tego trendu, zwłaszcza w aspekcie Centrów Obsługi Finansowej.
3. Zmiany w przepisach
W 2011 czekają nas kolejne zmiany prawne. Niemniej, lepiej stać się nie mogło. Po pięciu latach, ofensywa e-faktur nabiera realnych kształtów. To nic, że nadal, pomimo niewskazania wprost będziemy mieli restrykcyjny e-podpis. Po prostu dzisiaj nic innego nie ma. Ale to nie sam podpis był wąskim gardłem dla upowszechnienia się dokumentów elektronicznych, ale brak wiedzy i trudność w uzyskaniu zgody na ich akceptację. Dzisiaj ustawodawca w nowym rozporządzeniu wskazuje cele, ale nie wiąże ich z narzędziami, czyli otwiera furtkę interpretacyjną na przyszłość. W dobie geometrycznego postępu rozwoju technologii podejście to wydaje się ze wszech miar słuszne. Dzięki zaplanowanym zmianom żegnamy się z bardzo uciążliwym uzyskiwaniem akceptacji na otrzymywanie e-faktur, firmy będą ją mogły łatwiej zdobywać, głównie w sposób elektroniczny. Teraz wystarczy prosty „klik” i upragnione TAK odbiorcy faktury jest bliższe niż nigdy dotąd.
4. Elastyczny Outsourcing
Obecnie firmy muszą szybciej dostosowywać się do dynamicznie zmieniających się warunków i konkurencji na rynku niż miało to miejsce kilka lat temu. To ważny wymóg dla firm i ich partnerów biznesowych. Zawierane umowy, a nawet procedury wewnętrzne w organizacjach muszą być znacznie bardziej elastyczne pod kątem tego co ma przynieść przyszłość. Na potrzeby chwili i indywidualnych okoliczności zmieniane są definicje i terminologia, również procesy związane z fakturowaniem. Każdego roku europejskie przedsiębiorstwa wysyłają łącznie około 28 miliardów faktur. Dlatego wystawianie i dystrybucja faktur sprzedaży oraz odbiór i obsługa faktur zakupu stanowią istotny czynnik kosztowy dla firm. Ale koszt generowany przez własny dział księgowości bywa niewidoczny. Przywiązanie do „własnej księgowej” nie jest optymalne gdyż wiąże się z wykorzystaniem ograniczonych zasobów wiedzy i umiejętności. Po pierwsze jest to zawód bazujący na tradycji, ostrożności i rutynie. Po drugie pozbywanie się impulsów innowacyjności może prowadzić do niezauważenia szans na podwyższenie sprawności własnego działania. Koszty wielu procesów mogą być zmniejszone poprzez współpracę z elastycznym dostawcą usług. Kontrolowane heterogeniczne procesy fakturowania umożliwiają projektowanie skutecznej logistyki i standaryzacji, co w prostej linii prowadzi do oszczędności.
5. TransPromo
Faktury są dzisiaj czymś więcej niż tylko zleceniem płatności, stanowią ważny element komunikacji z klientami. Odbiorca faktury spędza trzy razy więcej czasu na studiowaniu tego dokumentu w porównaniu z osobą otrzymującą inne materiały informacyjne czy listy marketingowe. Faktura może być zatem stosowana jako skuteczna forma komunikowania się firmy z jej klientami. Faktura pozwala na przekazanie klientowi wiadomości o znacznie większym znaczeniu niż umożliwiają to inne kanały komunikacji. Połączenie faktury z komunikacją marketingową nazywa się TransPromo – jest to termin utworzony z połączenia dwóch słów: transakcji i promocji. W mijającym roku komunikacja za pośrednictwem faktur rozpowszechniła się wśród firm telekomunikacyjnych i operatorów telewizji satelitarnej i kablowej, czyli tam gdzie spotyka się aktywny marketing z racjonalizacją kosztów. Rok 2011 z pewnością przyniesie kontynuację dynamicznego rozwoju tego produktu.
Podsumowując prognozy Itella Information, nadchodzący rok zapowiada się dla Polski bardzo obiecująco. Efektywne wykorzystanie e-fakturowania, zmiany prawa idące w dobrym kierunku, rozwój outsourcingu i coraz bardziej powszechne korzystanie z kompetencji specjalistów, wraz ze wzrostem gospodarczym Polski większym niż innych krajów Unii Europejskiej powinny pomóc rodzimym firmom nabrać wiatru w żagle. Ważne jest również, by same firmy zauważyły, że można, a nawet należy umacniać swoją pozycję poprzez usprawnienie procesów wewnętrznych, że istnieją inne sposoby niż powtarzana jak mantra redukcja zatrudnienia. Sposoby polegające na analizie swoich bieżących działań biznesowych i stosowaniu rozwiązań, które zapewnią ich skuteczniejszą realizację.
Źródło:
Wojciech Boczoń