Zorganizowanie dużej, plenerowej imprezy jest niełatwym zadaniem. Podejmując się go, musimy pamiętać o tym, że zaproszenie ulubionego zespołu to wierzchołek góry lodowej. Po drodze czeka nas wiele innych rzeczy, może nawet niezbyt skomplikowanych, ale za to na pewno kosztownych.
Bez pieniędzy imprezy nie będzie
Nawet organizacja dni miasta jest dużym przedsięwzięciem organizacyjnym i finansowym, a co dopiero ogólnopolski festiwal. Organizatorów obowiązują przepisy ustawy o imprezach masowych – bo z takimi mamy do czynienia, gdy liczba uczestników przekracza tysiąc. To nakłada na nich wiele obowiązków i zakazów.
Pomijając zdobycie wszystkich pozwoleń, bardzo istotne i kosztowne są kwestie zabezpieczenia imprezy. W przypadku imprez, które przyciągają spokojną publiczność, na pierwsze 300 osób przypadać powinno 10 pracowników ochrony i jeden na każde kolejne 100 osób. Gdy istnieje ryzyko, że uczestnicy imprezy będą agresywni, 10 ochroniarzy musimy zatrudnić na pierwsze 200 osób i kolejnych dwóch na każdą następną setkę. Stawki firm ochroniarskich rozpoczynają się od około 25 złotych za godzinę pracy jednego pracownika. Aby zabezpieczyć dzień festiwalu, na który przyjechało 20 tysięcy osób, potrzeba ponad 200 pracowników ochrony, więc firma za obsługę 10 godzin takiego wydarzenia może zażądać od nas 50 tysięcy złotych. Do tego trzeba doliczyć przygotowanie planu ochrony, za który często przyjdzie nam osobno zapłacić, czy wypożyczenie metalowych płotków do zabezpieczenia sceny i terenu. Trzeba również zadbać o służbę medyczną.
Kolejne koszty związane są z obsługą techniczną. Jednodniowy wynajem sceny o wymiarach 14×13 metrów uszczupli kieszeń organizatora o około 9 tys. złotych. Największe festiwale odbywają się jednak na dużo większych estradach. Scena na Przystanku Woodstock ma 60 metrów szerokości! Sporo kosztuje też oświetlenie – przy dużej scenie to koszt kilkunastu tysięcy złotych.
Kolejnym potężnym wydatkiem jest wypożyczenie nagłośnienia. Za sprzęt o mocy 6 kW na stronę zapłacimy około 4 tys. złotych. Duże imprezy są jednak nagłaśniane dużo większą mocą – dochodzi ona nawet do 80-100 kW na stronę. Wtedy ceny liczy się w dziesiątkach tysięcy. Jeżeli jednak chcemy zorganizować niewielki festyn dla mniej niż 1000 osób, zaplecze techniczne nie powinno być droższe niż 2-3 tysiące złotych.
Aby impreza cieszyła się dużym powodzeniem, musimy odpowiednio zadbać o jej promocję. Wykupienie reklamy telewizyjnej to ogromny koszt, dlatego mało który organizator decyduje się na takie rozwiązanie. W tej kwestii bardziej niż pieniądze liczą się zdolności organizatorów i… znajomości. Zaprzyjaźniony dziennikarz za darmo napisze artykuł na temat przedsięwzięcia. Warto też starać się o wsparcie telewizji regionalnych, które w sezonie wakacyjnym chętnie wyemitują materiał o ciekawym wydarzeniu. Konieczne jest posiadanie strony internetowej, warto też zareklamować się w portalach muzycznych i społecznościowych.
Polski artysta – drogi artysta
Najbardziej istotnym wydatkiem, który przesądzi o tym, czy nasza impreza przyciągnie tłumy, są honoraria artystów. Ceny koncertów w okresie letnim znacznie różnią się od tych, które odbywają się w innych miesiącach – mówi Krzysztof Pasiewicz z Agencji Koncertowej ARENA z Płońska. Najdroższym polskim zespołem już od lat jest Budka Suflera – przy współpracy z agencją wyjściowa cena do negocjacji to ok. 65 tys. złotych. Bajm będzie nas kosztował 10 tys. mniej. Nieco niższą sumę musimy zapłacić, jeśli chcemy, by na naszej scenie wystąpili Feel, T.Love, Maryla Rodowicz czy Natasza Urbańska. W czołówce najdroższych wykonawców znajdują się jeszcze Wilki, Kayah, Ich Troje, Agnieszka Chylińska czy Kombii. Dużo mniej zapłacimy za zespoły, które lata świetności mają już za sobą – zaproszenie Kobranocki czy Oddziału Zamkniętego to koszt około 15 tys. złotych.
Przy organizacji występu artystów ceny wynagrodzeń są zawsze najpierw potwierdzane z managerem artysty, zależnie od miejsca i charakteru imprezy, a dopiero później z organizatorem – mówi Krzysztof Pasiewicz.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że artyści to też ludzie. Zespoły najwięcej zarabiają na zamkniętych koncertach oraz imprezach organizowanych przez… urzędy miejskie. Nawet niewielkie miasta zwykle nie żałują grosza, żeby uświetnić swoje święto koncertem gwiazdy dużego formatu. W tym roku w Świdnicy zagrały Coma i TSA, w Jaworze – Budka Suflera, w Lesznie – Kombii. Inni też nie chcą być gorsi.
Festiwale rządzą się nieco innymi prawami. Na Woodstocku zespoły grają za zwrot kosztów przejazdu i symboliczne honorarium. Skore do dawania tanich koncertów są też zespoły promujące nowe płyty. Niewielkich pieniędzy żądają również zespoły zapraszane na festiwale charytatywne. Dla artystów możliwość zaprezentowania się na dużej imprezie to często tak duża promocja, że są w stanie zrezygnować z wysokiego wynagrodzenia.
Na czym festiwale zarabiają?
Koszty zorganizowania festiwalu nie są małe i często sięgają nawet kilkuset tysięcy złotych. Skąd bierze się na to pieniądze? Pierwsze na myśl przychodzą oczywiście bilety. Jednak nie są one jedynym źródłem finansowania. Wynika to między innymi z faktu, że duża ich część jest sprzedawana tydzień lub dwa przed imprezą, a przygotowania zaczynają się wiele miesięcy wcześniej. Do tego nigdy nie wiadomo, ile osób na imprezę przyjedzie. Dlatego organizatorzy szukają innych sposobów na zdobycie środków.
Ważnym źródłem finansowania są sponsorzy. Wspominany już Opener ma jednego sponsora strategicznego – firmę Heinekken, która jest jednocześnie współorganizatorem. W tym roku w jej ślady poszedł Carslberg, który został strategicznym sponsorem Seven Festival music & more w Węgorzewie – dawnego Union of Rock. Nie wszyscy mają jednak ten komfort–. Poszukiwanie sponsorów to zwykle najtrudniejszy etap w organizacji – zwłaszcza wtedy, gdy festiwal nie ma jeszcze swojej renomy. Dla sponsorów istotna jest przede wszystkim liczba osób oraz oprawa medialna–. Jeżeli imprezie towarzyszy patronat ogólnopolskiej telewizji, wywieszenie banneru przy scenie może być dużo tańszą reklamą niż wykupienie kilkunastu sekund w paśmie.
Często można liczyć również na pieniądze z jednostek samorządu terytorialnego. Festiwal jest dużą promocją dla miasta, które zwykle chętnie włączy się w organizację i obejmie imprezę patronatem.
Dodatkowym źródłem dochodu są wszelkie punkty gastronomiczno-usługowe, które płacą organizatorowi za możliwość rozłożenia stoiska. Tradycyjnie najwięcej dają zarobić browary – zwłaszcza, gdy zagwarantujemy im wyłączność. Tu jednak pojawia się problem – zgodnie z ustawą na terenie imprezy masowej nie można sprzedawać, spożywać ani nawet posiadać alkoholu. Przeszkoda ta jest jednak do obejścia – organizatorzy bardzo ściśle wyznaczają teren imprezy i jest to zwykle obszar bezpośrednio przylegający do sceny. Natomiast już metr przed bramką można bez problemu kupić i wypić piwo.
Czy to się opłaca?
Festiwal daje zarobić, ale niekoniecznie tym, którzy go organizują. Jednak nie zysk jest miarą sukcesu. Często pierwsze edycje takich imprez organizowane były przez grupki zapaleńców i bez wsparcia sponsorów. Tak rozpoczęła się choćby historia Slot Art Festivalu. Wiele imprez to projekty stowarzyszeń i fundacji. Katowicki OFF Festival realizowany jest przy wsparciu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Organizatorzy zazwyczaj mają więcej wspólnego z kulturą niż z biznesem.
Na letnich imprezach najwięcej zarobić może zewnętrzna obsługa, a więc firmy udostępniające zaplecze techniczne i agencje ochrony. Przyzwoite pieniądze zarobić mogą też zespoły grające podczas dni miast – tam organizatorzy zazwyczaj nie mogą liczyć na specjalne traktowanie.
Dla fanów muzyki wakacyjne koncerty i festiwale są natomiast świetną okazją, by na żywo i często za dobrą cenę zobaczyć występ ulubionego artysty. Przykładowo: karnet na tegoroczny Opener Festival kosztował 350 złotych. Za tę cenę można było posłuchać Pearl Jam (koncert w Chorzowie w 2007 roku za 110-165 zł), Cypress Hill (wcześniej również na Openerze, w USA bilety w granicach 65 USD) czy Fatboy Slim (koncerty w Wielkiej Brytanii za ok. 40 funtów). Łącznie w Gdyni wystąpiło niemal 80 zespołów. Chcąc je zobaczyć na pojedynczych koncertach, konieczne byłoby wydanie grubo ponad 1000 złotych. W Kostrzynie nad Odrą podczas festiwalu Woodstock posłuchać będzie można koncertu Papa Roach całkowicie za darmo.
Mateusz Szymański,
Współpraca: Agencja Koncertowa ARENA /www.agencjaarena.pl/
Źródło: Bankier.pl
Wojciech Boczoń
