Krajowy System e-Faktur wkrótce obowiązkowy dla firm

Od 1 stycznia 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjnym rozwiązaniem dla firm. To ogromna zmiana i wyzwanie dla przedsiębiorców, nakładające obowiązek dostosowania do jednego wzoru faktury ustrukturyzowanej, powodujące konieczność zmian w systemach finansowo-księgowych i procesach wewnętrznych firm.

Obligatoryjny KSeF

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także (co będzie bardzo istotne po wprowadzeniu obowiązku fakturowania poprzez KseF) do nadawania tym fakturom unikalnego numeru ewidencyjnego oraz weryfikowania zgodności danych zawartych na fakturze z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą danych. Dzięki wystawianiu  faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji.

Aktualnie, zgodnie z ustawą, wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, ale od 1 stycznia 2024, na gruncie prawa polskiego, będzie to jedyny, akceptowalny dokument księgujący sprzedaż (faktura / korekta do faktury) przez podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (w tym transakcji na rzecz konsumentów) na terytorium Polski.

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej (e-faktury), generowanej według ustalonego wzoru w KSeF, posiadającej wskazany w regulacjach zakres informacji.

Nie zmienia ona funkcji faktury, ale w znaczący sposób zmienia formę prezentacji danych. Formatem faktury ustrukturyzowanej jest XML, który umożliwia zautomatyzowaną wymianę danych pomiędzy systemami, bowiem programom łatwo odczytać ich zawartość.

Nie jest to jednak format wygodny do analizy biznesowej, gdyż wyszukanie konkretnych danych wymaga czasu. Dlatego niezbędne będzie wykorzystanie, w systemach dziedzinowych, narzędzi wizualizujących dokument faktury ustrukturyzowanej, w formatach zdecydowanie czytelniejszych niż XML, np. PDF, który będzie musiał jednak zawierać kod weryfikacyjny (QR kod), który umożliwi łatwą weryfikację autentyczności faktur.

Kiedy dokument wygenerowany przez przedsiębiorcę stanie się fakturą?

To jedna z kluczowych kwestii. Momentem wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSeF. W chwili jej walidacji i odczytania jako prawidłowej, KSeF nada jej indywidualny numer, który w swojej treści będzie zawierał datę przesłania do KSeF. Tu należy podkreślić, że nadanie numeru w KSeF jest tożsame z wprowadzeniem faktury do obrotu gospodarczego i stanowi moment otrzymania faktury przez kontrahenta. Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie zatem zależna w pełni od KSeF. Tym samym systemy księgowe będą wystawiały (z punktu widzenia prawnego) „projekt” faktury, który dopiero po jego przesłaniu do KseF stanie się „fakturą”.

Wpływ na faktoring

KSeF to duża zmiana, która wymaga dostosowania systemów również przez faktorów. Wypracowanie zautomatyzowanych rozwiązań technologicznych niesie jednak za sobą duży potencjał tak dla wystawców, jak i dla odbiorców faktur oraz, co najważniejsze, dla podmiotów trzecich, ponieważ struktura e-faktury pozwoli na wskazanie dodatkowych podmiotów, m.in. właśnie faktorów. Wszystkie te wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

Faktorzy będą posiadali jedną, scentralizowaną bazę z fakturami, w ramach której możliwy będzie dostęp do wybranych faktur, dla których oznaczony został na fakturze konkretny podmiot trzeci oraz dostęp do wszystkich faktur danego wystawcy, w oparciu o nadane prawo dostępu. Faktorzy będę mieli również możliwość odpytania KSeF o fakturę w ramach dostępu anonimowego.

Daje to możliwość digitalizowania procesów faktoringowych w szerokim zakresie, pozwoli też skrócić czas finansowania faktur, przy zmniejszeniu ryzyka transakcji faktoringowych.

Istotne szczegóły

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną aplikację umożliwiającą wystawienie faktury w KSeF. W materiałach ministerstwa, na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/ można znaleźć szereg odpowiedzi  na szczegółowe pytania, przez które powinny uważnie przejść osoby odpowiedzialne za wystawianie i księgowanie faktur. W kontekście wprowadzenia systemu jako obowiązkowego, obawy mogą budzić wszystkie aspekty techniczne, w tym przede wszystkim wydajność systemu i jego bezawaryjna dostępność. Producenci oprogramowania zwracają także uwagę na stabilność systemu, która może wymagać wprowadzania na bieżąco zmian w interfejsach lub samym oprogramowaniu finansowo-księgowym. Dlatego już teraz warto skontaktować się z producentem oprogramowania i sprawdzić przygotowanie systemu do wystawiania i rejestrowania faktur z KseF, a także upewnić się co do funkcjonowania od 2024 roku rozwiązania w zakresie API, pozwalającego na przesyłanie faktur do KseF i ich odbieranie z tego rejestru. W niektórych przypadkach niezbędne może okazać się zawarcie dodatkowej umowy z podmiotem, który dokona integracji systemu księgowego, albo bezpośrednio z KseF, albo za pośrednictwem odpowiedniej platformy IT.

Podsumowując, wprowadzenie KSeF daje potencjalnie szereg korzyści w zakresie diametralnego uproszczenia obiegu faktur. Docelowa wersja ustawy, a przede wszystkim gotowość techniczna po stronie podmiotów publicznych i producentów oprogramowania pokażą, czy ten potencjał zostanie wykorzystany.

Beata Zaczek, ekspertka w Departamencie Faktoringu i Finansowania Handlu, Bank Millennium